Privacybeleid vrijwilligers en cliënten

PRIVACYBELEID Stichting Samenredzaamheid bij Schulden

Voor de Stichting Samenredzaamheid bij Schulden, hierna te noemen de stichting, is privacy in zijn algemeenheid en de bescherming van privacygevoelige informatie vanzelfsprekend en gewenst. De stichting is daarop actief aanspreekbaar. Het privacy-beleid is vastgelegd in een door het bestuur van de stichting vastgesteld privacy-regelement.  In het reglement wordt aandacht geschonken aan:

  • Privacy hulpvragers
  • Privacy vrijwilligers/maatjes
  • Klachtenprocedure voor hulpvragers en vrijwilligers/maatjes

PRIVACY-BELEID: HULPVRAGERS

In de eerste plaats betekent dit al onze hulpvragers uitsluitend geholpen worden door gecertificeerde vrijwilligers/maatjes.  Alle maatjes moeten een Verklaring Omtrent Gedrag inleveren.  Alleen mensen, die van onbesproken gedrag zijn, mogen wij toestemming geven om het gebied van de privacy van onze hulpvragers te betreden. Hulpvragers vertrouwen immers hun financiële informatie aan hen toe.

Aan hulpvragers wordt duidelijk vermeld welke privacygevoelige gegevens van hen zijn vastgelegd en wie daar toegang toe hebben.
Hulpvragers kunnen te allen tijde vragen bepaalde gegevens te veranderen of te verwijderen, mits dat de communicatie met en de ondersteuning van hen niet belemmert.
Na afronding van de begeleiding van de hulpvragers vernietigt de het maatje alle privacygevoelige gegevens van de cliënt.  Zowel digitaal als de op schrift gestelde gegevens.
De coördinator bewaart de gegevens nog maximaal 2 jaar na de beëindiging van de begeleiding van een hulpvrager. Na twee jaar, vanaf de datum beëindiging ondersteuning, worden alle gegevens uit ons (centrale) bestand verwijderd.

PRIVACY-BELEID: VRIJWILLIGERS/MAATJES

Het vrijwilligersbestand wordt door het secretariaat (digitaal) bijgehouden. Hierin staan persoonlijke gegevens van vrijwilligers, coördinatoren en bestuursleden, die vertrouwelijk zijn. Dit bestand is beveiligd met unieke gebruikerscode en een persoonlijk wachtwoord.
De opgenomen gegevens kunnen te allen tijde door de vrijwilligers worden gewijzigd of verwijderd, mits de communicatie met hen en het normaal te achten functioneren daardoor niet wordt belemmerd.
Bij verspreiding van dit bestand is het verplicht dit via de bcc modus van de mail te doen in een aan zichzelf gerichte mail. Hiermee komt de informatie slechts terecht bij beoogde vrijwilligers, zonder dat men weet wie overige geadresseerden zijn.
Bestuursleden en ook coördinatoren kunnen in het bezit zijn van visitekaartjes en ook hier geldt dat de vermelde informatie te allen tijde aangepast kan worden.
Doorgeven van eigen adresgegevens en telefoonnummers richting de hulpvragers wordt afgeraden. Voor de ondersteuning van de hulpvragers worden unieke shm-mailboxen geopend die beveiligd zijn met een eigen gebruikersnaam en een persoonlijk gekozen wachtwoord.

KLACHTENPROCEDURE

Door de Vereniging SchuldHulpMaatje Nederland is er een klachtenreglement en klachtenprocedure opgesteld. Door de stichting Samenredzaamheid bij Schulden worden zowel het landelijke klachtenreglement als de landelijke klachtenprocedure gevolgd. Bij de start van de hulpverleningsactiviteiten wordt het klachtenreglement met de hulpvrager(s) besproken en bij de hulpvrager(s) achtergelaten. Bij het bestuur van de stichting is via het contactformulieren een afschrift van deze stukken op te vragen.